O PPP - Projeto Político Pedagógico - é o documento que determina e direciona as ações institucionais desenvolvidas durante o ano letivo. Como Projeto, pretende alcançar objetivos com ações planejadas, como Político se compromete com a formação do cidadão e, como Pedagógico possibilita a efetivação das intencionalidades da escola.
Betini ressalta a importância do planejamento escolar, pois nele estão documentados os objetivos, as metas e as estratégias da instituição escolar, referentes às suas atividades pedagógicas e às funções administrativas. Quando a autonomia foi dada à escola, a partir dos anos 80, a participação de líderes políticos locais e da comunidade escolar passou a ser efetiva nas instituições educacionais brasileiras. Isso tornou a elaboração de projetos pedagógica intrínseca à escola, sendo feita por membros da mesma num processo de votação. Dessa forma, a gestão escolar consolidou-se numa perspectiva democrática e não autoritária, em que as ações pedagógicas vinham do Ministério da Educação, sem a participação da comunidade escolar como um todo.
A organização democrática escolar objetiva a transformação articulada aos interesses da comunidade. Para uma gestão democrático-participativa, de fato é necessário criar condições para que os pais e funcionários se insiram no ambiente escolar, e não apenas dar meios legais para que isso aconteça. Por isso, todo projeto pedagógico da escola é, também, um projeto político por estar intimamente articulado ao compromisso sócio-político e com os interesses reais e coletivos da população majoritária. Mas, a direção juntamente com a coordenação deve fornecer subsídios para essa gestão participativa, é preciso que a escola tenha condições para ouvir e fazer o que está sendo sugerido. O PPP expressa os ideais e o compromisso da escola e, por isso têm de ser escrito coletivamente ou por representatividade, contemplando todas as reivindicações da comunidade e tornando explícitas as ações intencionais da escola. Porém, quando a comunidade escolar não participa da sua elaboração dificilmente ele é adotado como referencial, pois não existe identificação das pessoas com a proposta.
De acordo com Vasconcelos, quando a comunidade escolar não participa de sua elaboração, dificilmente ele será adotado como referencial, pois não existirá a identificação das pessoas com a proposta. Se os educandos e os funcionários não participam da construção do PPP, ou seja, desconhecem o papel desse documento no contexto da escola. Dessa forma, a representatividade, no contexto da instituição, não era a forma mais adequada para elaboração do PPP. Acredita-se que a ineficácia da representatividade se dá pela falta de comunicação e socialização das informações entre os setores da escola.
Paro afirma que a gestão democrático-participativa é uma utopia, pois ainda hoje temos um sistema hierárquico, onde o diretor é a maior autoridade da escola e, quase sempre, não é contestado por alunos, professores, funcionários e pais. Ele é o responsável por manter a ordem na escola e saber administrá-la, para que os recursos advindos do governo cheguem a ela. No entanto, se as responsabilidades do diretor forem divididas entre várias pessoas, a autonomia da escola cresce, trazendo benefícios para a comunidade escolar. Além disso, buscar parcerias com a equipe escolar com vistas à construção do Projeto Político Pedagógico por todos que estão envolvidos no processo educativo, representa uma forma de se buscar a gestão democrática.
